Flux documentaires

Organisez et classez

La gestion électronique de documents  vous donne la possibilité de stocker, rechercher et manipuler vos documents avec agilité et facilité. Gérez tout le cycle de vie des documents, de leur création à leur suppression, en automatisant et fluidifiant leur circulation.

Nos solutions

Flux documentaires

Le nombre de documents traités quotidiennement par une entreprise peut vite donner le tournis. Qu’ils soient au format papier ou au format numérique, le temps de gestion qui en découle est faramineux et cela nécessite de précieuses ressources qui perdent parfois du temps au détriment de tâches à réelle valeur ajoutée.

Heureusement, la gestion des documents évolue ! Avec la multiplication des applications, logiciels et des canaux de stockage et de partage, on peut facilement perdre du temps à classer ses documents ou à retrouver la bonne version. La GED est une manière simple et uniforme de référencer et sécuriser l’ensemble des documents, tout en répondant aux objectifs de conformité avec la RGPD.

Gestion électronique de documents (GED)

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Recherchez, stockez et sécurisez vos documents en un clin d'œil avec la GED. Gérez vos modèles documentaires, partagez et suivez le cycle de vie de vos documents.

Gestion électronique de documents

La gestion des flux documentaires facilite la collaboration dans vos équipes et avec vos clients tout en réduisant vos volumes de stockage. Elle permet d'organiser, de contrôler, de valider et de gérer les informations et les documents électroniques, mais aussi ceux d'origine physique.

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Dématérialisation et automatisation des flux

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Mettez en place des workflows, automatisez le traitement et la circulation de vos documents et gagnez du temps en évitant la ressaisie des informations.

Dématérialisation et automatisation des flux

Poussez plus loin la gestion de vos documents en adoptant une solution d'automatisation des flux. Le traitement des factures entrantes avec gestion intelligente des documents dégagera du temps à vos équipes. Les workflows vous assurent que les documents suivent un processus de traitement établi et verrouillé. Plus de place pour l'erreur humaine.

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Bulletin de Paie électronique

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Ah, la galère des bulletins de paie papier ! Envoyer en un clic et de manière ultra sécurisée les bulletins de paie à vos collaborateurs, voilà qui pourrait vous simplifier la vie, non ?

Bulletin de paie électronique

Grâce à une solution 100% web, compatible avec votre outil de paie ou votre expert comptable, il n'a jamais été aussi simple d'envoyer les bulletins de paie de vos collaborateurs de manière sécurisé (merci le coffre-fort numérique certifié inclus !). Fini les longues sessions d'impression et de mise sous pli ; vous pourrez passer ce temps sur de vraies tâches à valeur ajoutée !

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facture électronique

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Optimisez la gestion de votre facturation en passant au format électronique ! De la création aux relances, en passant par la distribution et l'archivage, le quotidien de vos équipes comptabilité devient simple.

Facture électronique

Le passage des factures au format électronique permet de gérer leur envoi de façon automatique et sécurisée à vos clients et partenaires. La solution génère un format dématérialisé qui répond aux règles et normes garantissant son authenticité et permettant une piste d’audit fiable, grâce à un coffre-fort numérique certifié. Réduisez vos coûts de distribution, assurez-vous un archivage légal et améliorez le confort de vos équipes.

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SIGNATURE ELECTRONIQUE

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Faites signer vos clients et partenaires en toute confiance, protégez l'intégrité de vos documents et assurez la valeur probante de vos signatures électroniques; le tout grâce à un outil ultra simple !

Signature électronique

Optez pour une solution sécurisée : un temps de traitement fortement réduit, un flux d'échanges alliant sécurité, proximité, confiance et efficacité, un gain en flexibilité et en proximité... Vous l'avez compris, la signature électronique est un essentiel pour votre croissance et pour la simplification de certains de vos process administratifs.

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Coffre-fort numérique

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Vous vous demandez sûrement comment stocker et archiver vos documents électroniques tout en leur assurant une valeur juridique ? Le coffre-fort numérique est fait pour vous !

Coffre-fort numérique

Vos documents confidentiels sont entre de bonnes mains ! N'ayez plus aucun doute sur l'intégrité, l'authenticité, la conformité et la traçabilité de vos informations sensibles. Un coffre-fort numérique certifié vous assure le respect de toutes ces caractéristiques aux yeux de la loi. Ne prenez plus le risque de transmettre vos documents critiques d'une autre façon.

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Partenaires

Et certifications

La gestion de vos flux documentaires est une étape clé de votre organisation ; ne badinez pas sur le choix de vos solutions ! 

Des éditeurs référents et proches de vous pour vous proposer des outils à la hauteur de vos ambitions.

Nos atouts

Des fans du zéro-papier !

De l’étude de vos habitudes à la mise en place de la meilleure solution, nos équipes donnent tout !

diplôme-blanc

top expertise flux documentaires

Une Équipe pas piquée des hannetons
Proximité
100%
Expertise
100%
Mobilité
100%
Conseils
100%

(On est vraiment trop forts  💪)

“Même l'organisation la plus parfaite a besoin d'évoluer tous les dix ans.”

Bernard Calvet

On passe à la suite :

Productivité individuelle

Parlons gestion et organisation !

La gestion des flux documentaires est la version améliorée de la GED traditionnelle, elle se développe. Zoom sur tout ce qu'elle peut vous apporter!

C'est quoi un flux documentaire ?

La Gestion des processus documentaire, est le procédé informatique qui permet d’organiser, de contrôler et de gérer les informations et les documents électroniques au sein d’une organisation. Cet outil a pour objectif de suivre un document sur tout son cycle de vie : création/acquisition, classement, stockage, modification, révision, validation, archivage, voire même suppression ! Descendant de la GED (gestion électronique de documents) qui offrait uniquement le stockage et le référencement de vos documents, la gestion des flux vous permet de les faire vivre et de faciliter le partage.

Quels sont les objectifs ?

L’objectif principal d’une gestion des flux de documentaires est de référencer l’ensemble des documents de manière unifiée pour toute l’organisation et tous les collaborateurs. On parle ici bien entendu des documents numériques, mais aussi des documents d’origine physique !

La mise en place d’un tel outil a aussi pour objectif la sécurisation de l’ensemble des documents, tout en facilitant leur accès et leur partage pour une collaboration efficace dans l’organisation.

Pourquoi gérer mes flux documentaires ?

Les atouts d’une gestion de vos processus documentaires pour les PME et TPE sont nombreux. En effet, ne vous êtes vous jamais dit que vous aviez trop de documents éparpillés et mal rangés et que vous passiez trop de temps à les chercher ? Que vous ne savez jamais quelle est la dernière version de votre document ? Ou encore que vous aimerez avoir accès à vos documents dans le train ?

Zoom sur les 5 enjeux principaux auxquels cet outil répond :

1. Maîtriser, consolider et centraliser les documents papiers et numériques.

  • Stocker électroniquement ses documents dans plusieurs espaces cloisonnés ou non, 
  • Les méthodes d’import de documents sont multiples pour s’adapter aux différents usages, 
  • Mise en place d’un plan de classement adapté à l’entreprise pour faciliter la recherche. 

2. Augmenter le partage des documents et leur versionning

  • Création et modification de documents avec les outils associés (Powerpoint, Word, Excel..), directement depuis la GED, 
  • Système de versioning afin de garder une traçabilité de toutes les modifications apportées, 
  • Partage de documents en interne mais également en externe avec accès sécurisé et restreint dans le temps.

3. Sécuriser les données de l'entreprise

  • Notion de droits d’accès aux différents espaces de stockage ou documents, 
  • Les documents peuvent être verrouillés à la modification par exemple en fin de workflow ou suite à une diffusion, 
  • Les documents partagés en externe le sont avec limitation d’accès dans le temps et protection par mot de passe.

4. Augmenter la productivité des utilisateurs grâce à un accès et une recherche optimisée

  • Les données utiles à l’indexation des documents sont définies au début du projet GED, 
  • La recherche peut se faire selon ces informations ou selon le contenu des documents grâce au full-text.

5. Automatiser vos flux de documents grâce à des workflow

  • Mise en place de workflows pour assurer et suivre le passage du document par certaines étapes clés, 
  • Chaque étape a son panel d’actions possibles pour l’utilisateur et un utilisateur peut être affecté à chaque étape, 
  • On peut définir un verrouillage automatique à certaines étapes du workflow. 
 
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Prenons l'exemple du traitement du courrier

Comment fluidifier les échanges internes ?

La gestion du courrier est une problématique récurrente au sein des organisations. Une fois votre courrier déposé à l’accueil, il lui faudra certainement plusieurs heures avant d’arriver sur le bon bureau. L’erreur étant humaine, il est possible qu’il n’arrive jamais à destination.

Un outil de gestion des documents (GED), de part la mise en place d’un workflow, permettra à votre hôtesse d’accueil de scanner et d’envoyer directement le document à la bonne personne de manière numérique, celle-ci pourra ensuite classer son document (une facture par exemple) dans la bannette correspondante et l’envoyer pour validation ou la valider elle-même.

Les échanges sont plus rapides et le risque amoindrit. De plus, le document sera ensuite référencé dans la votre outil et disponible pour les collaborateurs autorisés.

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