Télétravail : Comment le mettre en place ?

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Nos conseils pour un télétravail optimal

Vous en avez entendu parler depuis quelques semaines, il semble être la solution autant pour votre santé que pour votre activité : le télétravail fait ses preuves ! 
Rempart aux grèves, épidémies ou autres événements obligeants un collaborateur à rester chez lui. Le télétravail se développe de plus en plus : 17% de télétravailleurs en France habituellement et bien plus ces temps-ci.

Mais encore faut-il être prêt à envoyer la moitié de ses effectifs loin des bureaux : 

  • Comment gérer les réunions internes et clients ? 
  • Comment accéder à vos documents hors réseau de l’entreprise ? 
  • Comment simplement gérer vos équipes et vos tâches à distance ?

Voici nos conseils pour offrir à vos collaborateurs une expérience similaire au bureau ou à la maison.

1. Les équiper face à l'imprévu

  • Les tablettes ou ordinateurs portables permettent d’offrir un maximum de mobilité à vos équipes.  Aujourd’hui le poste informatique constitue 80% de l’environnement de travail. Inviter vos collaborateurs à prendre chaque soir avec eux leur poste leur offre plus d’agilité face à l’imprévu. Et pour les missions nécessitant un poste fixe, certaines entreprises n’hésitent pas à en fournir et en installer directement chez les collaborateurs. 
  • Les casques d’appel téléphonique reliés à Internet ou les smartphones professionnels suffisent généralement à garder le contact avec les clients, les fournisseurs et les équipes en télétravail.
  • L’accès à internet est à ce jour indispensable au home-office.
  • Un outil de visioconférence adapté à votre utilisation : visio interne ou externe, individuelle ou collectif…

2. Rester au contact des équipes et des clients

  • Optez pour les réunions à distance : visioconférence avec partage d’écran, prise en main à distance, chat… Il vous faut simplement une connexion internet, une webcam et un micro, et bien sûr une solution de réunion à distance. 
  • Discutez avec vos équipes grâce à une messagerie en ligne, qui vous permettra de collaborer efficacement avec vos équipes, de rester aux faits de l’avancée des projets, de poser vos questions…
  • Chez OCI, nous utilisons Teams de Microsoft pour nos réunions internes comme externes, mais il existe d’autres solutions de visioconférence sur lesquelles nous pouvons vous accompagner.
  • En visio les règles ne sont pas les mêmes que lors d’une réunion physique, l’attention de vos collaborateurs se restreint. Nous pouvons vous accompagner sur une formation à l’animer d’une réunion en visioconférence.

3. Tous les documents et informations de votre entreprise disponibles partout

  • Si vous avez encore beaucoup de documents et de logiciels en local, le bureau à distance est la solution. En donnant accès via Internet à un ordinateur physiquement présent dans vos locaux, vos collaborateurs pourront retrouver les mêmes documents et outils que lorsqu’ils sont dans votre réseau. Aucune perte de temps liée à un accès manquant.
  • Le cloud ! Et oui, là encore le cloud permet d’améliorer l’expérience de vos collaborateurs en télétravail. Encore une fois, un simple accès internet vous permet de vous connecter à vos différents espaces personnels ou communs. Vous retrouverez donc vos documents de travail partagés ou non avec vos collaborateurs dans leur dernière version. 
  • Ces espaces de stockage (OneDrive, Teams ou encore SharePoint) permettent d’améliorer la collaboration en rendant possible le travail à plusieurs sur un même document, le partage de fichiers lourds et l’enregistrement automatique.
 
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Le home-office n’est pas une fatalité et peut se révéler être un vrai plus pour vous (continuité d’activité, fidélisation, flexibilité) et vos équipes, leur offrant la possibilité de travailler de manière agile (enfant malade, attente de livraison, train à l’arrêt sur les voies.). Les pays anglo-saxons ont bien compris les avantages du télétravail et détiennent plus de 30% de télétravailleurs contre 17% en France. 

Alors restez efficace en tout temps et mettez en place dès aujourd’hui des solutions de télétravail ! 

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