La gestion d’une entreprise comporte de nombreuses responsabilités, dont la gestion des congés payés qui revêt une importance cruciale dans le domaine des ressources humaines. Il existe plusieurs méthodes et outils disponibles pour faciliter cette organisation.
L’acquisition de congés payés : que dit la loi à ce sujet ?
Lorsque vous engagez une personne dans votre entreprise, elle a droit à des congés payés. Néanmoins, la modalité d’octroi de ces derniers n’est pas la même pour chaque salarié. Voici les informations clés à ce sujet.
🗓️ La période de référence
La période de référence des congés payés est fixée par le Code du travail. En général, elle s’étend du 1er juin de l’année précédente au 31 mai qui est l’année en cours.
🧮 Le calcul des congés payés
En tant qu’employeur, il est de votre devoir d’organiser les congés payés de votre entreprise. Avant tout, il faut calculer le nombre de jours acquis par chacun de vos salariés. Ensuite, vous devez déterminer l’indemnité que vous devez leur verser tout au long de leur congé.
Dans un mois, chaque employé a droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés. Dans l’année, vos employés obtiennent donc 30 jours ouvrables de congés payés. Dans certains cas, le nombre de jours de congé n’est pas un nombre entier. Pour y remédier, le Code de Travail stipule que le droit du salarié en nombre de jours de congé est directement porté au nombre supérieur.
Dans le cas où les congés payés ne seraient pas pris par un employé, ce dernier reçoit des indemnités de la part de l’entreprise. Vous devez ainsi déterminer le montant à lui verser. Celui-ci se calcule de deux manières différentes :
1. La méthode du maintien de salaire
Dans ce cas, l’indemnité correspond au montant de la rémunération que l’employé aurait perçue s’il avait continué à travailler.
2. La méthode du dixième
Ici, l’indemnité correspond au dixième de la rémunération brute totale reçue par l’employé pendant la période de référence.
En tant que responsable de la gestion des congés payés, vous êtes amené à comparer les deux méthodes. Ensuite, vous devez opter pour la plus avantageuse pour votre employé. Lucca, éditeur de logiciels RH, propose des technologies performantes et modernes, pour faciliter la gestion et le calcul des congés de vos employés.
L’acquisition de congés payés selon le Contrat de Travail
Tout salarié ayant signé un contrat a droit à des congés payés. Ainsi, un employé avec un contrat à durée déterminée possède les mêmes droits qu’un autre avec un contrat à durée indéterminée. Les employés à temps partiel font également partie des bénéficiaires des congés payés, et le calcul des droits se fait de la même manière que celui d’un employé à temps plein.
En règle générale, si le congé d’un employé est inférieur ou égal à 12 jours ouvrables, il doit être pris de façon continue. Autrement, il peut les diviser et les répartir tout au long de l’année. Mais la durée du congé d’un employé ne doit pas excéder 24 jours ouvrables. En cas de contraintes géographiques, des exceptions peuvent néanmoins avoir lieu.
Les règles applicables en matière de congés payés
Si les congés payés sont des droits octroyés à tous salariés, quelques règles les régissent.
👋 Le salarié peut-il prendre des congés dès son embauche ?
La première condition pour pouvoir bénéficier des droits de congés payés dans une entreprise est d’y avoir travaillé pendant au moins un mois. C’est uniquement au terme de ce délai qu’un salarié peut en bénéficier, peu importe qu’il travaille à temps plein ou à temps partiel. La totalité de ce qu’il perçoit revient à 30 jours ouvrables, soit 5 semaines. Ce congé est valable pour toute une année complète de travail.
🏖️Comment s’organise la gestion des départs en vacances ?
C’est à l’employeur de définir l’ordre des départs en congé. Si un salarié demande à prendre des vacances, la décision finale vous revient donc. À vous de déterminer si vous pouvez vous permettre de libérer du personnel à une période donnée ou non. Il vous revient aussi d’organiser au mieux les départs en vacances de vos employés en fonction de chaque service.
Simplifier la gestion des congés : méthodes et logiciels
La gestion des congés payés de votre entreprise peut très vite devenir compliquée au fur et à mesure que le nombre de salariés augmente. Pour faciliter cette tâche et l’automatiser, vous pouvez recourir à divers outils.
🤔 Excel, une solution limitée pour la gestion des congés
Simple d’utilisation, Excel est souvent une première option pour les petites et moyennes entreprises pour la gestion des congés payés. Pour ce faire, il suffit de créer un planning du personnel. Cependant, cette solution reste très limitée et peut être source d’erreurs.
🪄 Un logiciel de gestion des congés pour un suivi automatisé
Avec l’avancée technologique, il est désormais facile de demander des congés en ligne. Pour faciliter votre gestion de congés payés, il est recommandé d’utiliser un système de planification automatisée. De cette manière, les demandes sont traitées plus rapidement. L’autre avantage de recourir à des outils spécialisés est qu’ils offrent une vision globale des absences à venir et de la disponibilité des salariés. La planification des tâches est facilitée, ce qui diminue les charges de travail des ressources humaines. En addition, le calcul des soldes des congés restants se fait de manière automatique. Par conséquent, vous n’avez plus besoin d’effectuer des opérations manuelles. Cela réduit grandement les marges d’erreur.
