Top 5 des questions sur le bulletin de paie électronique

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Top 5 des questions que vous n'avez jamais osé poser sur le bulletin de paie électronique !

Le prix du timbre a encore augmenté de 10% ! L’affranchissement devient un véritable luxe en 2020. C’est le bon moment pour réduire les dépenses liées aux courriers, vous ne trouvez pas ?

Vos bulletins de paie par exemple : chaque mois vous imprimez, mettez sous pli, affranchissez des dizaines de fiches de paie. De plus avec le télétravail qui se démocratise, la gestion des bulletins de paie au format papier peut être une vraie prise de tête.

Vous savez à peu près ce qu’est le bulletin de paie dématérialisé mais certaines questions vous taraudent ? Vous avez des doutes sur sa légalité ou sa sécurité ? Pas de panique vous trouverez réponses à vos questions 😊. Et si vous souhaitez en savoir encore plus, inscrivez-vous à notre webconférence : Les bulletins de paie se digitalisent !

Petit tour d’horizon des questions que vous vous êtes certainement posées !

  • Puis-je envoyer mes fiches de paie par mail ? 
  • Quelle durée de conservation pour un document numérique ?
  • Dois-je conserver mes documents papiers ?
  • Mes collaborateurs sont-ils obligés d’accepter cette dématérialisation ?
  • Un coffre-fort numérique est-il obligatoire ?
  • Dois-je payer un coffre-fort à chacun de mes salariés ? Que se passe-t-il s’ils quittent l’entreprise ?

Le bulletin de paie électronique n’aura plus de secrets pour vous !

1. Puis-je envoyer mes bulletins de paie par mail ?

Votre question est légitime ! Lorsque l’on parle de dématérialisation nous pensons souvent au simple fait de scanner un document papier (ici une fiche de paie) et de l’envoyer par mail à chaque collaborateur. Mais ce n’est pas si simple (rassurez-vous, ce n’est pas compliqué non plus 😉).

Alors pourquoi l’envoi par mail est impossible :

Pour que l’envoi des bulletins de paie de manière électronique soit légal il faut assurer sa non-altération. Ce qui veut dire que le bulletin ne doit pas être modifié ou modifiable. Or, entre la numérisation du document et son envoi par mail, il peut avoir été modifié (en gros vous ne pourrez jamais prouver qu’il ne l’a pas été). En effet le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie y veille.

Alors comment assurer sa légitimité ?

Garantir l’origine de l’expéditeur, c’est à dire être capable de prouver que l’employeur est bien le mandant du bulletin de paie et que celui-ci n’a pas été altéré en chemin.
Le bulletin de paie électronique doit être l’original du bulletin papier.
Garantir sa valeur probante, c’est à dire assurer une preuve tangible d’authenticité d’un document électronique original, assurer l’intégrité et la conformité numérique des documents ainsi que la traçabilité de l’information : identification de l’émetteur, preuve de l’original, trace des échanges, accusé de réception, cachet serveur, signature, cryptage…

« L’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité » code du travail — Article L3243-2

2. Quelles durées de conservation pour un document numérique ? Dois-je conserver mes documents papiers ?

Les bulletins électroniques doivent être disponibles pour les salariés pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans de celui-ci. Ils sont donc stockés dans un coffre-fort personnel accessible uniquement par le salarié pendant toutes ces années. Quant à l’entreprise elle les stocke dans son propre coffre-fort pendant 10 ans.

Art. D. 3243-8. — L’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique : soit pendant une durée de cinquante ans ; soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge mentionné au dernier alinéa de l’article L. 1237-5 (NDLR : âge légal de la retraite), augmenté de six ans.

Il n’est pas utile de continuer à conserver vos documents au format papier, car ils sont déjà archivés de manière légale et conforme dans votre coffre-fort numérique et ceux de vos salariés.

3. Mes collaborateurs sont-ils obligés d’accepter de recevoir leurs bulletins de paie par voie digitale ?

Non, ils ne sont pas obligés d’accepter et peuvent tout à fait continuer à recevoir leurs fiches de paie en format papier. Mais pour cela ils doivent rédiger un courrier de refus daté, l’employeur à ensuite 3 mois pour donner suite. L’employeur quant à lui a l’obligation d’informer ses salariés de la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie minimum un mois avant le premier envoi. Si la dématérialisation est en place il faudra informer chaque nouveau collaborateur au moment de son embauche.

4. Dois-je payer un coffre-fort à chacun de mes salariés ? Que se passe-t-il s'ils quittent l'entreprise ?

Le coffre–fort salarié est gratuit ! De plus, il inclut 10 Go de stockage pour permettre au collaborateur de conserver d’autres documents administratifs (hors bulletins de paie). 

Si votre collaborateur quitte l’entreprise, ses bulletins de paie resteront dans son coffre-fort numérique personnel à vie (d’où l’importance d’utiliser une adresse email personnelle lors de la création du coffre-fort). Par contre, le collaborateur ne sera plus présent dans votre paie et ne recevra donc plus de bulletins de votre part.

Quant à son prochain employeur, il pourra lui, utiliser le coffre-fort du collaborateur pour envoyer les nouvelles fiches de paie sans problème. Si le futur employeur utilise une autre solution de coffre-fort numérique, le collaborateur a le choix entre : Garder et utiliser les deux coffres-forts.

Récupérer les documents sur son ancien coffre-fort pour les transférer sur le nouveau et clôturer l’ancien coffre. La réversibilité (très importante) permet de récupérer les archives dans un format universel inter-coffre.

5. Un coffre-fort numérique est-il obligatoire

Le coffre-fort numérique est indispensable pour assurer la confidentialité et la sécurité des bulletins de paie électroniques.

Il sert à classer, organiser, archiver et partager tous les documents administratifs dans un environnement hautement sécurisé et certifié pendant plusieurs années. Dès lors que l’entreprise souhaite dématérialiser les bulletins de paie, elle doit les stocker dans un espace sécurisé.

Le coffre-fort certifié NF 203 CCFN est donc le seul support capable de répondre aux normes de sécurité et de confidentialité. 

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