La réforme de la facture électronique fait couler beaucoup d’encre et suscite de nombreuses interrogations chez les professionnels. Faut-il la voir comme une simple contrainte administrative ou comme une véritable opportunité de transformation ? OCI, expert de l’informatique et du digital, vous aide à y voir plus clair.
Qu'est-ce qu'une facture électronique?
Une facture électronique est bien plus qu’un simple PDF. Il s’agit d’un document numérique structuré et sécurisé qui garantit le contenu de la facture et l’identité de l’émetteur.
Attention à ne pas confondre avec une facture papier scannée et convertie en PDF, qui reste une simple facture dématérialisée et non une véritable facture électronique.
Les objectifs de la réforme
Cette réforme, qui entrera en vigueur progressivement à partir de septembre 2026, poursuit plusieurs objectifs :
- Lutter contre la fraude à la TVA : principal objectif de l’administration fiscale
- Pré-remplir automatiquement les déclarations de TVA : une fois que toutes les entreprises seront passées à la facture électronique
- Alléger les tâches administratives : grâce à l’automatisation des processus
- Suivre l’activité économique en temps réel : permettant à l’administration fiscale de tracer toutes les transactions
Qui est concerné par cette réforme?
La réforme concerne toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA.
E-invoicing et E-reporting : deux notions complémentaires
- E-invoicing : transmission des factures électroniques via des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
- E-reporting : concerne les transactions avec des non-assujettis (particuliers, clients étrangers) et les informations d’encaissement pour les prestataires de services soumis à la TVA sur encaissement
Les acteurs clés de la réforme
Les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires)
Ce sont des opérateurs privés immatriculés par l’administration fiscale pour une durée de trois ans renouvelable. Ils permettent l’émission et la réception des factures électroniques, la transmission des données à l’administration fiscale et le traitement de formats privés (EDI).
Le PPF (Portail Public de Facturation)
Initialement prévu comme une alternative gratuite, son rôle a été considérablement réduit depuis octobre 2024. Il ne servira plus à émettre ou recevoir des factures, mais uniquement à centraliser les informations pour l’administration fiscale et constituer un annuaire d’interopérabilité entre les différentes plateformes.
Les OD (Opérateurs de Dématérialisation)
Ces acteurs, qui existaient déjà avant la réforme, continuent à jouer un rôle important dans l’automatisation des flux de factures, le traitement et la validation des documents, et l’export des écritures vers la comptabilité. Ils devront désormais s’associer à des PDP pour la transmission des factures électroniques.
Calendrier de mise en œuvre
- 1er septembre 2026 : Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et ETI devront également les émettre.
- 1er septembre 2027 : Les PME et micro-entreprises devront à leur tour émettre des factures électroniques.
Les avantages concrets de la facture électronique
Loin d’être une simple contrainte, la facture électronique offre de nombreux avantages :
1. Fiabilité accrue des données
Contrairement aux technologies OCR qui interprètent des documents visuels, la facture électronique fournit directement des données structurées, éliminant les erreurs de saisie.
2. Gain de temps dans la recherche documentaire
Fini les classements personnels et les recherches fastidieuses ! Les factures électroniques sont indexées et facilement retrouvables via différents critères de recherche.
3. Réduction des délais de paiement
Grâce aux workflows de validation dématérialisés, le processus d’approbation des factures est accéléré, permettant un paiement plus rapide des fournisseurs.
4. Valorisation des compétences humaines
L’automatisation des tâches répétitives permet aux collaborateurs de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée comme l’analyse financière ou le contrôle approfondi.
5. Opportunité de dématérialiser d’autres flux
La mise en place d’une solution de dématérialisation pour les factures peut être l’occasion d’étendre cette démarche à d’autres documents et processus : RH, qualité, achats, etc.
Comment bien préparer votre entreprise ?
Pour anticiper sereinement cette réforme, voici quelques conseils pratiques :
- Cartographier vos flux : identifiez tous vos flux de facturation (émission et réception) et les parties prenantes impliquées
- Vérifier l’assujettissement à la TVA de vos différentes activités
- Rédiger un cahier des charges adapté à la taille et à la complexité de votre organisation
- Assainir vos fichiers tiers : complétez les informations manquantes (SIRET, numéro de TVA, etc.) qui seront indispensables pour la facture électronique
- Choisir un partenaire expérimenté qui combine une expertise dans l’intégration de solutions de gestion, une connaissance approfondie des métiers concernés (comptabilité, finance) et une expérience dans la dématérialisation des flux
La réforme de la facture électronique représente certes un changement dans les habitudes de travail, mais elle constitue surtout une formidable opportunité de modernisation et d’optimisation des processus. En l’anticipant dès maintenant, vous pourrez non seulement vous conformer aux obligations légales, mais aussi en tirer de véritables bénéfices en termes d’efficacité et de productivité.
OCI vous accompagne dans cette transition pour faire de cette réforme un véritable levier de performance pour votre entreprise. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos solutions de dématérialisation adaptées à vos enjeux.
