Faut-il mettre en place la facture électronique dans votre entreprise ?

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Nous pourrions répondre par OUI et hop ! question suivante.

Mais nous ne sommes pas comme ça ! Nous vous proposons un tour d’horizon du sujet. Qu’est-ce que la facture électronique ? Ses avantages ? Son fonctionnement pour mes clients ? Les liens avec mon outil de facturation ?

La facture électronique est aujourd’hui un enjeu majeur des entreprises et des services administratif et financier. + de 60% des entreprises déclarent avoir un projet relatif à ce sujet dans les mois à venir.

Tout d'abord, qu'est-ce que la facture électronique ?

La facture électronique est l’émission et la réception des factures au format numériquecertifié conforme.

À ne pas confondre avec la dématérialisation des factures, qui consiste à dématérialiser une facture papier en format numérique. Cette démarche, bien que pratique, n’a aucune valeur légale.

 

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Quelles sont les obligations légales ?

Que ce soit au niveau des délais de mise en place, ou des caractéristiques techniques des documents, le déploiement de la facture électronique est très encadré. Zoom sur les informations que vous devez avoir à l’esprit.

L'importance de la valeur probante

Lors de la mise en place de la facture électronique, une question doit être prise en compte en priorité : l’outil qui réalise mes factures au format électronique permet-il de garantir la valeur légale de ma facture ? En d’autres termes : est-ce que mon outil permet de diffuser des factures à valeur probante ?

La solution que vous choisirez doit en effet garantir des éléments indispensables afin que la facture soit considérée à valeur probante :

  • L’intégrité des données, de l’information, ainsi que leur authenticité
  • La conservation et la disponibilité dans un format lisible et pérenne
  • La confidentialité et l’accessibilité
  • La traçabilité (non-répudiation)
  • L’accès à des journaux séquestres (identification de l’émetteur, du destinataire, preuve de l’original, trace des échanges par accusé de réception…)

Le coffre-fort numérique, élément obligatoire dans une solution de facture électronique, permet de garantir cette valeur probante. C’est vraiment l’élément indispensable. Il se doit d’être à la fois intégré dans la solution que vous choisirez, et complètement transparent pour l’utilisateur.

Mais concrètement, comment ça marche ?

Rien ne vaut mieux qu’un beau schéma de fonctionnement pour vous montrer !

 

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À l'heure actuelle, quels sont les bénéfices de la mise en oeuvre de la facture électronique ?

1. L'accélération et la traçabilité de la distribution des factures

Aujourd’hui, les retards de paiement sont un véritable fléau dans les entreprises. Une des manières de résoudre cette problématique est de simplifier la distribution des factures et de diminuer le temps entre la réalisation comptable et sa distribution. Grâce à la facture électronique, ce temps peut être très raccourci en permettant au service comptabilité d’envoyer la facture dès sa création.

2. Réduire les coûts en automatisant la distribution

Avez-vous déjà calculé le coût de distribution d’une facture : impression + enveloppe + affranchissement + temps humain lié à cette tâche ? NON ?! On vous aide, en moyenne le coût d’envoi d’une facture papier est de 2 à 3€ !

Nous ne pourrions que vous conseiller de comparer ce coût avec celui de la mise en place d’un outil de facture électronique : vous serez vraiment surpris !

3. L'archivage certifié des documents - une sécurité renforcée

L’archivage des documents papier, tels que les documents comptables légaux, représente une charge non négligeable pour l’entreprise (stockage, tri, destruction…). C’est aussi un obstacle dans la recherche de documents précis. Le coffre-fort numérique permet de sauvegarder légalement les factures et ainsi de respecter les délais d’archivage légaux. Il garantit une sécurité supplémentaire aux entreprises dans le cadre de ses obligations comptables (traçabilité et piste d’audit fiable).

4. Améliorer le confort des équipes de comptabilité et libérer du temps pour des missions à forte valeur ajoutée

Gérer l’impression, la mise sous plis, et le suivi liés à la distribution des factures : ce ne sont de loin pas les tâches les plus sympas dans le travail d’un service administratif ou comptable. La mise en place d’un outil peut permettre de vraiment dégager du temps aux équipes pour réaliser d’autres missions qui auront des effets positifs sur la productivité de l’entreprise. Alors, qu’attendez-vous pour franchir le pas de la facture électronique ?

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