Comment automatiser le traitement des factures fournisseurs ?

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Comme beaucoup, vous traitez encore vos factures fournisseurs par papier ? C'est long pour vos équipes et coûteux pour vous... mais on a la solution ! Et si on vous expliquait comment automatiser les factures fournisseurs ?

Le traitement des factures est une étape incontournable pour toutes les entreprises. Un traitement qui se fait encore de manière manuelle dans une grande majorité d’entre elles. Cela représente un temps considérable pour les équipes puisqu’on estime que c’est 30% du temps de travail d’un service comptable. En plus du temps consacré, cela représente un coût majeur pour une entreprise. 

Comment se décompose le coût d'une facture fournisseur papier ?

Si la digitalisation et l’automatisation des factures fournisseurs devient un enjeu majeur en 2022, il faut d’abord comprendre pourquoi la facture papier est un coût considérable pour une entreprise.

Le coût d’une facture entrante est estimé entre 14 et 20€ selon le ministère de l’économie et des finances. Un coût que l’on peut détailler avec les différents postes de dépenses liés à la réception et au traitement d’une facture entrante.

Voici comment détailler ce coût : 

Comment décomposer le coût d'une facture entrante papier

Quels sont les désavantages d'une facture entrante papier ?

Au-delà d’un coût considérable de réception et de traitement des factures, d’autres désavantages découlent des factures fournisseurs papier. 

Leur traitement représente une réelle lourdeur pour les équipes. Ce sont des tâches répétitives sans grande valeur ajoutée qui nécessitent beaucoup d’énergie. 

Un autre désavantage du papier réside dans le stockage. D’un point de vue légal une facture doit être stockée pendant 10 ans. Avec le papier, les factures s’accumulent dans des classeurs qui eux s’accumulent dans des armoires qui elles, prennent de la place dans vos locaux ! C’est simple : plus il y a de factures plus la place de vos bureaux consacrée au stockage sera importante… pas très pratique…

Par ailleurs, il est parfois nécessaire de retrouver d’anciennes factures, dans le cadre de litiges ou pour retrouver des offres passées à titre d’information ou de comparaison. Là aussi, le papier connait ses limites puisqu’il va nécessiter du temps de recherche afin de retrouver ce document. Devoir se plonger dans des classeurs, aussi bien rangés soient-ils, pour accéder à un document… là aussi, ce n’est pas pratique…

L'automatisation des factures fournisseurs : comment ça fonctionne ?

Avec ces quelques lignes, vous avez bien compris que le papier est coûteux et encombrant lorsqu’il s’agit de factures fournisseurs.

Il existe aujourd’hui des solutions pratiques et légales pour automatiser la gestion de ces factures entrantes.

Un outil de gestion des factures au format electronique vous offre trois moyens d’importer vos factures. La première se fait à l’aide de votre photocopieur qui envoie le scan vers l’outil. La seconde par un simple glisser-déposer d’un pdf vers l’outil. Et enfin, la dernière grâce à un outil disponible sur Outlook.

Voici comment automatiser les factures fournisseurs grâce à l’outil :

 

Comment est automatisé le traitement des factures fournisseurs

Une fois que la facture est importée, l’outil va analyser et reconnaître les points névralgiques de cette dernière. On parle ici du numéro de l’entreprise, de la date, du numéro de SIRET et du montant de la facture. La facture peut ensuite être envoyée en validation à la personne qui recevra une notification et qui n’aura plus qu’à valider, refuser ou faire une réclamation sur chaque facture. 

Une fois la facture validée, cette dernière va s’archiver automatiquement au bon endroit. 

Voici comment l'automatisation des factures fournisseurs permet de faire des économies

Et quels sont les gains ?

1. Un gain de temps

Comme nous l’avons expliqué en introduction, 30% du temps d’un service comptable est consacré au traitement des factures fournisseurs papier. Grâce à la facture électronique, vos équipes n’auront plus à consacrer un temps si important à ces tâches répétitives et pourront se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée. 

2. Une suppression des erreurs de saisie

Grâce à la facture électronique, vos équipes n’auront plus à ressaisir les factures dans vos outils de gestion comptable. Cet avantage principal de la facture électronique va vous éviter toutes ces erreurs de ressaisie qui peuvent exister avec plus ou moins de conséquences. Cela va aussi faire baisser considérablement la charge mentale que ces ressaisies peuvent représenter pour vos équipes. 

3. Des économies considérables

Pour pouvoir comparer, on peut reprendre le détail des coûts effectué auparavant pour le papier.

Grâce à la facture électronique vous allez : 

– Gommer les dépenses liées au traitement du courrier et à la saisie, 

– Economiser 80% du coût lié à la validation des factures,

– Economiser un tier de votre budget de stockage puisque vous allez vous affranchir des armoires d’archives. 

Mis bout à bout, toutes ces économies permettent à une entreprise qui décide de digitaliser ses factures fournisseurs de réaliser une économie d’environ 50% sur le traitement de ces factures.

Vous savez maintenant comment automatiser les factures fournisseurs. Pour pouvoir analyser plus finement les gains que peuvent vous offrir notre solution, vous pouvez prendre rendez-vous avec un des nos experts qui saura vous accompagner dans ce projet qui vous permettra de faire gagner du temps à vos collaborateurs et faire des économies sur le traitement de vos factures. 

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